Los Tableros de Control son herramientas para el control de
la gestión estratégicas de las organizaciones empresariales.
Los tableros de control brindan los siguientes beneficios:
Facilitan un método gráfico por el cual se puede visualizar en una pantalla los elementos esenciales referidos al estado posicional y las dinámicas temporales que son las llaves de la actividad de la empresa.
En especial, brinda los elementos básicos que generan alteraciones en los negocios y en la evolución.
Considerando a la empresa como un todo.
Cuando, las dinámicas empresarias requieren ajustes como forma de conducción del conjunto.
Los tableros control no han sido diseñados ni sirven para analizar el comportamiento de las variables ligadas a ciertas funciones específicas de la empresa.
Tales, como producción, ventas, finanzas, expedición, etc.
Como lo hace un piloto de avión sobre la aeronave o un buen padre de familia para conducir a su familia. En especial, considerando los objetivos y las estrategias de conjunto de la empresa. Para ello, se diseña un Tablero de control general de la empresa. De manera que cada gerencia empresaria tiene su propio Tablero de acción específico para lograr sus metas.
Lo cual requiere un análisis previo y profundo de la variables fundamentales ligadas a las metas y tipos de acciones estratégicas de la actividad empresaria.
Factores esenciales cuya articulación permitan lograr el balance efectivo de todas las actividades internas para satisfacer las demandas de los clientes.
O los factores externos sobre los cuales se mueven las actividades de la empresa en forma esencial.
Los tableros de gestión deben mostrar las posiciones donde esta ubicada la empresa a través del tiempo.
Mostrando en especial la situación de la empresa en el ranking del mercado, la participación de sus ventas en el todo. La participación de las ventas locales y las internacionales.
Como ilustrar la participación de los negocios por los distintos canales de comercialización.Sin lugar a dudas con el mejor resultado económico.
Las metas esenciales que son reflejadas en los Tableros de control de gestión se deben construir acorde a la proyección del presupuesto de largo alcance (LRP). En el caso que se use este procedimiento. Para analizar su inter relación ir:
O sea, el plan de acción fundamental define las metas estratégicas de la empresa.
Los TCG son los cuadros que permiten reflejar la historia de las acciones empresarias en el tiempo.
Lo cual, permite confrontar a través de datos estratégicos la medida del acierto de las metas y los resultados concretados a través del tiempo entre el LRP y las acciones reales alcanzadas.
O sea que el éxito del uso del Tablero de gestión empresario sera pleno en la medida que permita analizar el desenvolvimiento de la acción empresaria a traves del tiempo.
Este tipo de herramienta mejora en su perfomance y analisis en la medida que se realice una inter relación entre las variables de los negocios proyectadas entre el LRP y el realizado que se muestra en el Tablero de control de gestión.
O sea, que debería realizar un modelo de Tablero de control de gestión proyectado en base al Presupuesto de largo alcance (LRP) y el ejecutado.
Con lo cual, el estudio y profundidad de los analisis se profundizan debiendo analizar la diferencia de los comportamientos en la realidad histórica y esta comparada con la proyectada en el LRP.
En la medida que dichas diferencias sirvan para corregir los desviós o permite deducir la necesidad de formular nuevas metas.
Cuando, del análisis de los desvíos permita tomar acciones para corregir defectos continuados. Pero, que fueron posibles
corregir en el pasado.
Pese al compromiso de todos los niveles en cumplir con las metas y con los procesos óptimos.
Esto se logra solo cuando la organización y la acción de los responsables en sus diferentes niveles de acción se comprometen en forma diaria en la perfección de sus tareas.
O los ejecutivos se abocan en forma permanente a la corrección consciente de sus errores en forma sistématica y con acción inmediata.
Con lo cual, se deben medir las dispersiones que ocurren en el marco de las acciones planificadas que fueron diseñadas en el Long range planning.
O mediante la apreciación en el cumplimiento de los standards previstos en las diversas areas y en su conjunto.
O en el caso que las metas requieren los ajustes de corto tiempo acorde a las re planificaciones de los Forecast.
El tablero de control solo contempla la medición de los objetivos estratégicos. No los errores operativos circunstanciales. Este tema fue tratado en control de gestión de Presupuestos flexibles para las operaciones de los centros de costos.
Ver:
El TCG nos permite apreciar la medida en que han sido alcanzados los objetivos predeterminados. O nos permite reconocer a través de datos cuantitativos los pasos que hemos dado en el camino que estamos transitando.
Con el fin de apreciar los cambios de planes o acciones necesarias para alcanzar las metas prefijadas.
En especial, este método sirve para apreciar si el camino tomado tiene sustentibilidad y logra la financiación de los negocios acorde a las tecnologías actuales.
El TCG sirve para medir si existe la factibilidad de ser lideres sectoriales como ideal.
Donde, las motivaciones deben ser posibles y financiables en el tiempo. Con metas sustentables y posibles de lograr.
Cuando, las metas sean racionales, posibles y motivadoras de los colaboradores y ejecutivos de la empresa.
Los Objetivos Estratégicos deben ser alcanzables en un plazo razonable.
Alcanzables en un plazo razonable y efectivo.
Que significa alcanzable, mediante pasos posibles desde el punto donde estamos hacia el lugar donde queremos llegar en un futuro próximo.
Pero, considerando un plazo razonable con esfuerzos y recursos posibles de financiar mediante operaciones sustentables.
Estas condiciones se pueden observar en el analisis de TCG, cuando las variables de estado y de dinámica representan los puntos estratégicos de la empresa que son esenciales.
Lo cual, se puede observar mediante el estudio de las situaciones que demuestren las alteraciones reales y esenciales de la actividad empresaria.
El control de la gestión empresaria es una herramienta que se usa para analizar el resultado del negocio en forma global. En especial orientado a la generación de resultados y la financiación proyectada.
Se analizan los factores de la posición actual en los planos internos y externos que gravitaron en las acciones de la empresa.
La formulación de la posición se hace en forma integral analizando la estructura, el personal, las fuentes del aprovisionamiento posibles, el equipamiento de la producción, las ventas, el almacenamiento, distribución y tecnología utilizada. Teniendo en cuenta la organización financiera y administrativa.
El tema de tiempo o frecuencia en que se debe evaluar los contenidos del TCG son mensuales o trimestrales.
Dado, que estos analisis sirven en forma conjunta para analizar los desvios gerenciales. Cuya sumatoria es la cuantificación de las alteraciones globales de la empresa.
O sea, en los términos de la generación de los estados contables de los cuales, surgen diversas informaciones.
En especial, los definidos por la gestión de los datos que controlan las finanzas, los resultados y la actividad de los costos de la gestión empresarias.
En este tema el TCG se suelen usar indicadores de finanzas: de margenes de ganancia bruta y neta, , retorno de la inversión, días de cuentas por cobrar en la calle y días de cuentas por pagar.
En el campo de la producción la data del TCG sirve para apreciar el alcance de la producción necesaria para satisfacer las demandas de las ventas y en los términos de entrega.
La información en empresas con Planeamiento y control de la producción, la información sobre aspectos de la data de producción debe provenir de dicho sector.
Teniendo en cuenta que dicha información sea la misma usada en los procesos de la contabilidad departamental de costos.
Se pueden realizar los análisis en parámetros esenciales en Toneladas, metro cúbicos, metros lineales, etc.
En especial, en expresiones de unidades que sirvan para analizar la evolución de las variables a través del tiempo.
En los indicadores de producción se suelen contar conindices que miden los defectos de producción denominados rendimientos.
En el aspecto del resultado industrial se suelen establecer indices que miden la eficiencia del uso de planta general o de las plantas de mayor peso.
Se suelen determinar indices de rotación de inventarios y fallas de entregas de comercialización, cuando estas alteran las entregas de la venta. O cuando, se procura encontrar el nivel mínimo de inventarios necesarios para mantener el abastecimiento de los clientes.
En el tema de eficiencia en calidad se suelen medir los rechazos de fuera de especificación en las lineas de producción y de las devoluciones de ventas en la medida que exceden los standars.
En el tema de recursos humanos se suelen medir aspectos ligados a tasas de enfermedad, accidentes,paros, etc. Como, la preparación del personal en el desempeño de sus actividades. Esto, se logra mediante la asistencia de consultores externos.
En algunas empresas en las cuales la eficiencia de la producción dependa del esfuerzo humano se usan la medición de la eficiencia de la producción en el desempeño de la labor.
El éxito en el uso Tablero de gestión se basa en la definición de los parámetros esenciales que permitan apreciar el curso de la empresa en su integridad. Lo cual, se expresa generalmente mediante la expresión de los resultados de la actividad de la gestión estratégica. Esta validación de la expresión de los indices del TCG solo se logra mediante la apreciación de los datos con el paso del tiempo.
Para realizar las evaluaciones de los parámetros esenciales y estratégicos del futuro se deben realizar ciertos análisis pre definidos.
Como, lo son la apreciación de los puntos denominados cuellos de botella.
Para realizar las mediciones de tableros de control de gestión se deben conocer las distintas áreas de la empresa y las formas de en cada área. Se deben analizar y conocer de verdad la inter relación entre los factores causales esenciales que mueven el negocio a traves de las compras, la producción, la formación de los inventarios y la financiación de las ventas.
En especial considerando los objetivos prefijados y las metas del LRP o los Forecast.
En base a dichos análisis se definen los mapas de posición y se diseñan los objetivos concretos a emprender. Para lo cual, se definen los parámetros esenciales de dichas actividades en forma global en comercialización, producción, financiación, administración y resultados. Los cuales surgen del Long range planning o de presupuestos de mediano plazo.
Para ello, se definen los indicadores básicos que permitan apreciar y controlar los efectos de los objetivos a controlar. Que consisten en parámetros por los que se miden las acciones en cantidades físicas (producciones, ventas, entregas, cobranzas,etc.) y las apreciaciones valorizadas a precios constantes o standard. Que permitan realizar comparaciones ciertas.
Sin estar afectados los datos por los efectos de los mantos monetarios que desdibujan los factores esenciales.
Se miden los efectos valorativos mediante las resultantes de mejoras en la financiación y la rentabilidad referidos a precios constantes. Tal, como el standard case u otros elementos de valor homogéneo y comparable a través del tiempo.
Pero, el control de gestión no se apoya en el resultado exclusivo de la data histórica sino de los elementos vitales que marcan el desempeño cierto y concreto de la empresa en su conjunto.
Los indicadores básicos son los que sirven para apreciar los resultados de la acción de los nuevos objetivos como el accionar de la actividad normal de la empresa.
Los indicadores generales se presentan mediante un tablero de control que contiene los puntos esenciales donde se expresan los resultados de la empresa a comparar en el transcurso del tiempo.
Las mediciones del TCG se pueden relacionar considerando los puntos que se mencionan a continuaciuón:
Ventas en cantidades físicas: toneladas, standar case, precios constantes.
Análisis de mercado por línea de producto: nuevos productos y productos en línea. Obsolescencia de productos. Nuevos clites. Fuerza de ventas. Potencial humano disponible. Ventas medidas en precios constantes. No ventas ajustadas por indices inflacionarios general.
Inversiones a valores de mercado o utilización económica : Bienes de uso, y cuentas a cobrar por centros de lucro y general a precios de reposición o valores de mercado.
Inventarios de materias primas, semielaborados y terminado por centro de lucro y total empresa. . Calculo de días en inventario a costos constantes.
Capacidad de planta práctica de producción. Capacidad de planta para la programación planeada. Porcentaje de capacidad de planta utilizada y no utilizada.
Producción planeada y producción efectiva realizada.
Niveles de inventario planeados y reales.
Porcentaje y evolución de las inversiones realizadas por cada centro de lucro y sobre las ventas propias. Idem total empresa.
Rentabilidad por centro de lucro y total empresa.
Personal programado y real.
Eficiencia del uso del potencial humano y su rendimiento.
El tablero de control integral es el que define el mejor resultado de
la planeación estratégica y la información global de la empresa.
Esta herramienta se convierte en una imagen sintética y precisa para el análisis de la evolución de las operaciones de la empresa y de la administración de la misma.
Mediante el TCG se logra medir a través de sus indicadores la eficiencia y el cumplimiento de las operaciones requeridas para cumplir los objetivos de la empresa.
Ayuda a la toma de decisiones de los directivos y ejecutivos de las empresas para poder apoyarse en elementos tangibles necesarios para corregir vicios o maximizar los beneficios. Permite por este medio optimizar las actividades de la empresa en la actividad global de la empresa.
El TCG cumple estos postulados cuando de su información se obtienen los datos que permiten medir con precisión indicadores cuantitativos y cualitativos de las funciones de la empresa. Mediante, sus apreciaciones y compatibilidad de sus datos se puede tomar tomar decisiones oportunas y confiables en el tiempo.
Los datos que recoge el TCG genera mediciones que
permiten visualizar los aspectos esenciales ligados a los clientes por ventas, los proveedores, los inversionistas y los entes financieros. Sin lugar a dudas las que mueven la dinámica central de la empresa.
El segundo aspecto que mide el control de la gestión consiste en el resultado del funcionamiento de las actividades internas de la empresa, desarrolladas dentro de los límites de batería de la producción.
En este aspecto es vital el control de los costos y los desvios de pérdidas generadas en los procesos. Tal, como lo que se explicitan en la utilización de los costos standard en las variaciones de Eficiencia, rendimiento, variaciones de precios, etc.
El tercer aspecto se conecta con las variables ligadas a los negocios de las ventas actuales, futuras y potenciales.
Este aspecto, en lo que concierne al cumplimiento de la venta ligado al control de calidad de producto o lo denominado. Falla cero.
El cuarto aspecto se orienta a la investigación y desarrollo de nuevos productos. El punto que mira el futuro de las oportunidades de nuevos negocios planificado en forma científica.
El quinto punto radica en la ventaja de lograr una coordinación aceitada y eficaz entre las partes intervinientes en las decisiones básicas de la empresa.
Esto se logra mediante la determinación de índices o datos cuantitativos que determinan las variaciones que se producen en el corto mediano y largo plazo en las actividades centrales de la empresa.
Las causas que motivan el inicio del uso de los TCG, se deben a varios motivos:
1) Una forma de profesionalización y control sistémico organizado en el tiempo en la dirección empresaria.
2) Una forma de obtener el control y la continuidad del desarrollo empresario debido a la alta competencia de otras empresas.
3) Una de las forma de logra el objetivo del denominado logro de “Calidad total”.
4) Logra la motivación de un grupo de trabajo para que se den condiciones de surgir líderes en la conducción.
5) Un enfoque para avanzar y poder abordar con técnicas de gerenciamiento superior la carrera desenfrenado del control tan sofisticadas en el mundo cibernetico y tecnólogico nuevo.
6) Lograr mediante un método ordenado y pre definido las variantes que surgen de las condiciones de nuevos negocios y las
circunstancias imprevistas que surgen de los mercados y la tecnología actual.
El uso del TCG, requiere una organización y definición excelente. Dado, que sobre dichas bases se trabajará durante largo tiempo. En su definición final, se debería lograr una opinión independiente de un experto que pudiera con su experiencia apreciar la omisión de errores de formulación o visiones propias e inadecuadas de la experiencia de la visión interna de los ejecutivos.
TEORIA GENERAL DE LOS DESEQUILIBRIOS 